توزيع وظايف:
وظايف دانشگاه با در نظر گرفتن پيوستگي و سنخيت فعاليت، تجزيه و تفكيك مي‌شود و در قالب معاونت‌ها و سپس واحدهاي سازماني تقسيم و توزيع مي‌گردد، به نحوي كه در اين تقسيم‌بندي بين وظايف واحدهاي سازماني تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.
ضوابط تشكيلاتي:
معيارهايي است كه چگونگي توزيع وظايف، تعداد سطوح و تعداد واحدهاي سازماني را تعيين مي‌نمايد.
ساختارسازماني:
روابط ميان واحدهاي سازماني كه حدود اختيارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهي و نحوه تقسيم و توزيع وظايف ميان واحدها را نشان مي‌دهد و شامل نمودارسازماني، شرح وظايف و پستهاي سازماني مي‌باشد.
سطح سازماني:
هر يك از مقاطع تشكيل‌دهنده سلسله مراتب سازماني است كه جزء رده فرماندهي قرار مي‌گيرد.
واحد سازماني:
از اجزاي ساختارسازماني است كه در قالب يكي از انواع تشكل‌هاي سازماني معاونت، اداره كل، دفتر، مديريت، مركز، اداره و گروه عهدار انجام وظايف متجانس و مرتبط با اهداف دستگاه اصلي مي‌باشد. در راس هر واحد، پست سازماني متناسب با اختيارات آن پيش‌بيني مي‌شود.
واحد تابعه:
واحدي است كه از نظر سياست‌ها و خط‌مشي‌ها و نيز امور اداري و مالي و تشكيلاتي تابع دستگاه اصلي مي‌باشد.
گروه:
سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام چند وظيفه از وظايف دفتر يا مديريت مي‌باشد. ماهيت وظايف گروه مطالعاتي و تحقيقاتي است. گروه فاقد واحد تابعه است و در راس آن رئيس گروه قرار دارد.
هرگروه متناسب با وظايف و ماموريت‌هاي محوله حداقل داراي 5 پست سازماني خواهد بود. تركيب پستهاي سازماني گروه مشتمل بر كارشناسي و كارداني است.
اداره:
سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام چند وظيفه از وظايف اداره كل و مديريت مي‌باشد. وجه غالب اداره اجرايي است. اداره فاقد واحد تابعه است و در راس آن رئيس اداره قرار مي‌گيرد.
-
اداراتي كه عهده‌دار امور اجرايي يا پشتيباني مي‌باشند بر اساس تنوع و تعداد فعاليت‌ها حداقل با 15 پست سازماني ايجاد مي‌شوند.
-
هر اداره كه انجام فعاليت‌هاي آن مستلزم ايجاد پست سازماني كارشناسي باشد متناسب با ماموريت‌ها و وظايف محوله حداقل با 7 پست سازماني، سازماندهي خواهد شد كه در اين صورت حداقل 4 پست آن كارشناسي خواهد بود.
-
در تشكيلات ادارات اجرايي بر حسب تنوع و تعداد فعاليت‌هاي هر اداره پست «مسئول» پيش‌بيني مي‌شود.
مديريت:
سطح سازماني است كه انجام بخشي از وظايف معاونت يا دستگاه را در زمينه فعاليت‌هاي مطالعاتي، تحقيقاتي و اجرايي بر عهده دارد و در مقايسه با دفتر و اداره كل از نظر اندازه و حجم فعاليت‌ها در حد نازلتري است. در راس مديريت، مدير قرار مي‌گيرد.
-
در صورتي كه دستگاه داراي وظايفي باشد كه از نظر حجم وظايف در سطح «دفتر» يا «اداره كل» قابل سازماندهي نباشد وظايف مورد نظر را مي‌توان در سطح مديريت سازماندهي نمود.
-
تعداد پستهاي هر مديريت حداقل در سطح اداره و يا سه گروه مي‌باشد لكن براي ايجاد مديريت الزاماً وجود اداره و گروه ضروري نمي‌باشد و حسب ماموريت‌ها و وظايف محوله، پستهاي سازماني را مي‌توان مستقيماً تحت نظر مدير و يا معاون وي سازماندهي نمود.
-
در هر مديريت در صورت عدم وجود گروه يا اداره، حداكثر يك پست سازماني معاون پيش‌بيني مي‌شود.
-
در صورت عدم پيش‌بيني اداره يا گروه، پست كارشناس مسئول را مي‌توان در تشكيلات مديريت كه وجه غالب وظايف آنها كارشناسي باشد، ايجاد نمود. مشروط بر آن كه حداقل 2 پست كارشناس يا كاردان را تحت نظارت داشته باشد.
دفتر:
سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام بخشي از وظايف متجانس معاونت و يا دستگاه مي‌باشد. وجه غالب وظايف آن مطالعاتي، آموزشي يا تحقيقاتي است. در راس دفتر مدير كل قرار مي‌گيرد.
-
هر دفتر مي تواند با حداقل 25 پست سازماني كه حداقل 70% پستهاي آن كارشناسي مي‌باشد، تشكيل گردد.
-
در هر دفتر يك پست سازماني با عنوان معاون پيش‌بيني مي‌گردد.
-
وظايف دفتر در قالب گروه سازماندهي مي‌گردد. چنانچه در تشكيلات دفتر «گروه» پيش‌بيني نشود در اين صورت در دفتر مي‌توان پستهاي «كارشناس مسئول» و "كارشناس" ايجاد نمود. در اين حالت به ازاي كاهش هر سه گروه يك پست معاون را مي‌توان به پستهاي معاون اضافه نمود.
-
چنانچه در ساختار داخلي دفتر، گروه ايجاد نشده باشد و پستهاي كارشناس مسئول و كارشناس مستقيماً تحت نظر معاون دفتر يا مدير كل قرار گيرند و تعداد پستهاي دفتر حداقل يك و نيم برابر حداقل مورد بند يك باشند، حسب پيچيدگي و سنخيت وظايف دفاتر، تا 3 معاون براي دفتر قابل پيش‌بيني خواهد بود.
-
در صورتي كه وظايف دفتر در قالب گروه سازماندهي شود، معاون نقش دستيار و مشاور مدير كل را خواهد داشت و در سلسله مراتب فرماندهي قرار نمي‌گيرد و حسب ارجاع مدير كل وظايف محوله را انجام خواهد داد.
-
در صورت عدم پيش‌بيني اداره يا گروه، پست كارشناس مسئول را مي‌توان در تشكيلات دفتر كه وجه غالب وظايف آنها كارشناسي باشد، ايجاد نمود. مشروط بر آن كه حداقل 2 پست كارشناس يا كاردان را تحت نظارت داشته باشد.
اداره كل:
سطح سازماني است كه عهده‌دار انجام بخشي از وظايف متجانس معاونت و يا دستگاه مي‌باشد. وجه غالب وظايف آن اجرايي است. در راس اداره كل، مدير كل قرار مي‌گيرد.
-
وظايف اداره كل در قالب «اداره» سازماندهي مي‌شود.
-
براي هماهنگي و نظارت بر فعاليت‌هاي ادارات، براي حداقل 5 اداره يك اداره كل پيش‌بيني مي‌شود.
-
در صورت عدم پيش‌بيني اداره يا گروه، پست كارشناس مسئول را مي‌توان در تشكيلات اداره كل كه وجه غالب وظايف آنها كارشناسي باشد، ايجاد نمود. مشروط بر آن كه حداقل 2 پست كارشناس يا كاردان را تحت نظارت داشته باشد.
-
در هر اداره كل 2 پست معاون پيش‌بيني مي‌گردد.
معاونت:
بالاترين سطح سازماني پس از مقام موسسه دولتي مي‌باشد كه انجام بخشي از وظايف مرتبط با اهداف دستگاه را به عهده دارد. هر معاونت حداقل از 3 واحد سازماني در سطوح تعيين شده تشكيل مي‌شود.
فعاليت‌هاي تحت نظر بالاترين مقام دانشگاه:
-
روابط عمومي
-
حراست
-
گزينش
-
ارزيابي عملكرد، بازرسي و پاسخگويي به شكايات
-
اموري كه حسب قوانين موضوعه، اداره آنها لزوماً تحت نظر بالاترين مقام دانشگاه صورت مي‌پذيرد.
تبصره 1: رئيس دانشگاه حسب مورد مي‌تواند برخي از امور تحت نظر خود را به معاونت‌ها محول نمايد.
تبصره 2: به منظور جلوگيري از تعدد و پراكندگي واحدهاي سازماني تحت نظر بالاترين مقام دانشگاه، امور ستاد شخصي رياست شامل امور حوزه رياست و ارزيابي عملكرد، بازرسي و پاسخگوئي به شكايات و روابط عمومي در يك واحد سازماني سازماندهي شوند.
تبصره 3: به منظور همفكري و مشاوره به رئيس دانشگاه، 2 پست مشاور قابل پيش‌بيني مي‌باشد.
جدول ضوابط ايجاد سطوح تشكيلاتي
|
رديف |
عنوان سطح تشكيلاتي |
واحد متبوع |
عنوان اولين پست |
تعداد معاونين |
حداقل پستهاي سازماني |
كيفيت پستهاي سازماني |
سطح تشكيلات داخلي |
|
1 |
گروه |
دفتر، مديريت |
رئيس |
- |
5 پست |
حداقل60% كارشناسي و بقيه كارداني |
كارشناس مسئول |
|
2 |
دفتر |
- |
مديركل |
حداكثر |
25 پست |
70% كارشناسي و يا بالاتر |
گروه (حداقل4 ) |
|
3 |
اداره |
اداره كل، مديريت |
رئيس |
- |
7 پست |
حداقل50% كارشناسي و بقيه كارداني |
مسئول با حداقل 5 پست |
|
15 پست |
حداقل50% كمك كارشناسي |
مسئول با حداقل 7 پست |
|||||
|
25 پست |
اكثراً خدماتي |
مسئول با حداقل 11 پست |
|||||
|
4 |
اداره كل |
- |
مديركل |
حداكثر 3 پست بشرط وجود 8 اداره |
پستهاي 5 اداره به اضافه پستهاي مديريتي مربوط |
- |
اداره(حداقل5 ) |
|
5 |
مديريت |
- |
مدير |
- |
16 پست |
60% كارشناسي |
گروه (حداقل3 ) |
|
30 پست |
50% كمك كارشناسي |
اداره (حداقل3 ) |
|||||
|
50 پست |
اكثراً خدماتي |
كارشناس مسئول |