عطف به درخواست معاونت محترم فرهنگي، اجتماعي و دانشجويي مبني بر طراحي فرايند "همكاري و ارائه مشاوره علمي و فرهنگي" اقدامات لازم انجام شد و سامانه مربوطه پیاده­ سازی گردید.

سامانه مرتبط با فرايند فوق از دو بخش 1- معرفي و بررسي استاد مشاور تشكل‌هاي دانشگاهي و 2- بررسي ميزان همكاري‌ فرهنگي اعضاي هيات علمي، به شرح ذيل تشكيل شده است.

در بخش اول سامانه: دانشجو با سمت دبير انجمن علمي/ دبير كانون فرهنگي/ مدير مسئول و صاحب امتياز نشريه دانشگاهي مي‌تواند از طريق پرتال پويا نسبت به معرفي استاد مشاور پيشنهادي اقدام نمايد. در صورتي كه دانشجو با سمت دبير انجمن علمي اقدام نموده باشد، ابتدا رئيس دانشكده از طريق پرتال پويا نسبت به بررسي درخواست استاد مشاور پيشنهادي اقدام نموده و سپس درخواست براي عضو ارسال مي‌گردد و در صورتي‌كه دانشجو با دو سمت ديگر اقدام نموده باشد، مستقيما براي عضو ارسال مي‌گردد. عضو هيات علمي معرفي شده به عنوان استاد مشاور، می­تواند از طريق پرتال پويا درخواست را بررسي نمايد. در صورت تاييد عضو، كارشناسان مديريت فرهنگي و فعاليت‌هاي داوطلبانه و سپس مدير فرهنگي و فعاليت‌هاي داوطلبانه از طريق سدف نسبت به بررسي درخواست اقدام مي‌نمايند. شايان ذكر است پس از تاييد مدير فرهنگي و فعاليت‌هاي داوطلبانه، حكم استاد مشاور به صورت سيستمي توليد و از طريق سامانه گردش مكاتبات ارسال مي‌گردد.

در بخش دوم سامانه: عضو هيات علمي از طريق پرتال پويا، ميزان همكاري فرهنگي اجتماعي خويش را با تشکل­های دانشگاهی و واحدهای سازمانی اعلام مي‌نمايد. در صورتي كه همكاري با تشكل‌هاي دانشگاهي باشد، كارشناسان مديريت فرهنگي و فعاليت‌هاي داوطلبانه و سپس مدير فرهنگي و فعاليت‌هاي داوطلبانه و در صورتي كه همكاري با واحدهاي سازماني باشد، صرفا معاون فرهنگي اجتماعي و دانشجويي از طريق سدف درخواست را بررسي مي‌نمايند.