دانشگاهها و مراكز آموزش عالي هر جامعه، معرف و مبين بالاترين سطح تفكر و علم آن جامعه محسوب ميشوند و اصول جهانبيني و نظام اعتقادي و ارزشي جامعه را در خود متجلي ميسازند و با تربيت متفكران و دانشمندان و مديران آينده، در جهت بخشيدن به حركتهاي گوناگون فكري، اعتقادي، فرهنگي و سياسي جامعه موثر واقع ميشوند. ساماندهي مسيرهايي كه منجر به حركتهاي فرهنگي، اجتماعي و سياسي ميگردد، خود در تجلي نظامند و موثر اين مسيرها تاثيرگذار است.
بررسي سامانه قديم فعاليتها و اردوها با درخواست معاونت فرهنگي از واحد فرايندها و ساختار آغاز گرديد و پس از بررسي سوابق اين فرايند و برگزاري 4 جلسه با مديران معاونت فرهنگي و 12 جلسه با كارشناسان آن معاونت، و 5 جلسه با كارشناسان مركز فاوا مشكلات سامانه قديم شناسايي و واكاوي گرديد. از جمله معايب شناسايي شده موارد ذيل ميباشد:
- عدم توجه به برنامه راهبردي دانشگاه
- نداشتن آيتمهايي براي پويايي در گزارش گيري
- ديده نشدن فرايندهاي متعامل و عدم امكان برقراي با اين فرايندها
- مراجعه حضوري غير ضروري متقاضي در برخي از مراحل فرايند
- عدم امكان ارسال گزارش فعاليت
- دوباره كاري در برخي از گامهاي فرايند
با شناسايي و بررسي معايب و مشكلات، ارائه راهحلهايي از جمله پررنگ سازي مسئوليت كارشناسان معاونت فرهنگي اجتماعي بهمنظور شناسايي روابط ميان برنامهها و برنامه راهبردي دانشگاه و كاهش دوبارهكاري در گامهاي فرآيند، شناسايي فرايندها و پروژههاي مرتبط و ايجاد امكان گزارشگيري و ارسال گزارش فعاليت معايب نام برده رفع گرديد. فرايند طراحي شده با نگاه فراگير به ساير فرايندهاي متعامل (از جمله ارائه تسهيلات در معاونت فرهنگي و اجتماعي و سامانه درخواست خودرو) و پروژه MIS طراحي گرديد. با توجه به شباهتهاي نسبي گامهاي دو فرايند صدور مجوز فعاليتهاي فرهنگي و اجتماعي و صدور مجوز اردوها، اين دو فرايند ادغام، و فرايند و سامانه جديد اخذ مجوز فعاليتهاي علمي، فرهنگي، سياسي و اجتماعي در سطح دانشگاه با همكاري معاونت فرهنگي و اجتماعي و همكاران مركز فاوا راه اندازي شد. در ضمن طراحي اين فرايند، فرايند جديد ارائه تسهيلات شناسايي گرديد و در دست بررسي و طراحي قرار گرفت.